Panduan Simpan Resit LHDN: 3 Cara & Pengekalan 7 Tahun.
Belajar 3 cara simpan resit digital yang LHDN terima + pengekalan rekod (record retention) 7 tahun. Lengkap dengan struktur folder, contoh penamaan & SOP audit.
Rujukan: Simpan rekod ≥ 7 Tahun (PR 4/2000)
@laisyacorporateservices Resit hilang tak dapat dikesan?? Macam mana kalau LHDN minta bukti perbelanjaan?? Dengarkan 3 tips mudah simpan resit yang LHDN confirm tak reject. #cukai #akaun ♬ original sound - Laisya Corporate Services
Ramai tak sedar: cara anda simpan resit boleh tentukan sama ada tuntutan cukai lulus atau ditolak ketika audit. Dalam panduan ini, kami tunjuk 3 langkah ‘checklist’ untuk simpan resit digital dengan betul, termasuk struktur folder ikut bulan/kategori, format fail yang disyorkan, dan ingatan penting untuk kekalkan resit asal selama 7 tahun. Sesuai untuk SME, freelancer dan syarikat mikro.
Apa Kata LHDN?
Tempoh Simpan/Pengekalan Rekod
Simpan resit & dokumen sokongan sekurang-kurangnya 7 tahun selepas hujung tahun borang difailkan.
Asal VS Digital
Jika transaksi direkod guna komputer, Dokumen sumber asal (resit/invois kertas) wajib dikekalkan/disimpan.
E-Invois
Simpan fail digital yang disahkan, format XML/JSON (ada UUID/IRN). PDF ialah paparan mesra manusia, bukan fail rasmi
“TOP 3” Cara Simpan Resit Digital yang LHDN Tak Tolak
Pastikan Format & Jelas
-
Simpan sebagai PDF atau format asal (e-resit/e-invois).
-
Elakkan gambar kabur; tarikh, jumlah, nama pembekal mesti terbaca.
-
Untuk resit kertas termal: imbas (scan) segera untuk salinan kerja (resit asal tetap disimpan).
Sistem Folder Ikut Bulan & Kategori
-
Contoh:
Cukai/2025/01_Januari/Lifestyle/… -
Penamaan fail:
YYYY-MM-DD_Pembekal_Jumlah.pdf
Backup Sekurang-Kurangnya 7 Tahun
-
Amalkan 3-2-1 (3 salinan, 2 storan berbeza, 1 lokasi berasingan).
-
Selaraskan dengan keperluan retensi 7 tahun.
Nak kami semak setup pengekalan rekod (rekod retention) 7 tahun anda?
Kami boleh audit struktur folder, standardkan penamaan fail, dan tetapkan polisi backup 3-2-1 agar setiasa audit-ready.
Resit Asal Jangan Buang, WAJIB SIMPAN (Bookkeeping & Audit)
-
Simpan resit fizikal asal dalam binder bulanan; guna sleeve poliester/PP (bukan PVC).
-
Jangan tampal pita (tape) di atas teks & jangan laminate panas — keduanya boleh percepat pudar/rosak.
-
Buat salinan kerja (fotostat/cetakan hasil imbasan); asal disimpan sebagai bukti.
-
Simpan di tempat sejuk, kering, gelap; jauh dari haba/cahaya
SOP Ringkas Untuk SME, Freelancer & Syarikat Mikro
Langkah 1 - Kumpul dan Snap (segera)
- Ambil gambar atau imbas (scan) dengan jelas (tarikh/amaun/pembekal).
Langkah 2 - Simpan Resit Asal (WAJIB, jangan buang)
- Kerana rekod dibuat dengan komputer, dokumen sumber asal hendaklah disimpan dalam bentuk asal.
Langkah 3 - Simpan Digital (PDF atau JPG/PNG)
- Kedua-dua diterma; pastikan jelas untuk di baca & boleh diakses.
Langkah 4 - Fail & Penamaan Konsisten
- Struktur folder + format
YYYY-MM-DD_Pembekal_Jumlah.
Langkah 5 - Backup & Akses
- 3-2-1; hadkan akses kepada staf berkaitan
Langkah 6 - Semakan Suku Tahunan
QC integriti fail & binder, padankan fizikal ↔ digital.
e-Invois & Resit Digital – Soalan Lazim (FAQ)
Q1: Perlu simpan fizikal bila sedah imbas (scan?
A: Ya, jika asalnya kertas. Imbas/fotostat untuk kemudahan, tetapi resit asal mesti disimpan mengikut keperluan rekod
Q2: Berapa lama perlu SIMPAN?
A: Minimum 7 tahun selepas hujung tahun borang difailkan
Q3: PDF vs JPG - Yang mana lebih baik?
A: Kedua-dua boleh; standardkan untuk pasukan. Yang penting jelas & boleh dicari.
Q4: Fail "rasmi" e-Invois apa perlu simpan?
A: Simpan XML/JSON + UUID (rekod disahkan) dan PDF representasi jika dibekalkan.
Q5: LHDN simpan salinan e-Invois - adakah saya masih perlu simpan?
A: Ya. IRBM mengingatkan pembayar cukai supaya tetap menyimpan rekod mencukupi.
Nak LHDN-proof sistem resit & e-Invois?
Kami setup struktur folder 7 tahun, SOP imbas & fail, serta template penamaan fail untuk pasukan anda.